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IT英文核心字彙

Business English
合約談判 Contract Negotiation
參展英文 Exhibition English
接待客戶 Meeting Customers
危機處理 Crisis Management


Technical English
部門簡介 Department Brief
討論規格 Spec. Discussion

 

 

 

 

 

 




 

 

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實用商用英語會話 - Useful Business English

合約談判 e-mail ( 一 )
考慮執行的可能性: 例如買方要求不良率要低於 1/1000, 若目前不良率高於此 , 則 不可答應 . 可提出替代方案 ,以下為範例 。
 
We will try to decrease our defective rate but please give us one more year to achieve this goal. Let us modify the draft accordingly.
我方會盡量降低不良率 , 請給我們一年的時間 , 並先修改合約內容 。
 
合約談判 e-mail (二)
注意載入的事項是否正確無誤: 雙方未同意的內容不能出現在合約中 ; 如原先之出貨條件為 FOB Hong Kong, 但載入的條件變為 CIF New York, 即需提出異議 ,以下為範例。
 
We do not remember we agreed to change the Delivery Terms from FOB Hong Kong to CIF New York. Please correct it.
我方未同意修改出貨條件為 CIF New York, 請修正為 FOB Hong Kong 。
 
更多內容可參考:Wendy 作品- IT求生英文 (眾文出版社)

參展英文會話
Point
面對買主的砍價,不能被動, 一再退讓,重點在: 要先確認對方底價。 確認方式如下:
1.     採取主動提問。
2.     確認買主是否為第一次買貨。
3.     若不是第一次買貨, 則其原製造商在何處? (大陸貨與台灣貨在價錢上即有不同;第一線廠與第二線廠在價格和品質上也有差異。)
用以上之方式,確認對方可接受的價格。當然, 數量亦為一大談判重點。 可要求買主多下些量, 以彌補單價上之損失。
 
Wendy: 業務 Buyer:客戶
 
Wendy: Mr. Brown. We produce different kind of keyboards, including wireless keyboard and keyboards. You can come here to have a look.
 
Buyer: I like this wireless keyboard. How much is it?
 
Wendy: Mr. Brown. The quotation will depend on the quantity.
 
Buyer: How about 3K?
 
Wendy: Have you purchased this kind of product before?
 
Buyer: Yes. The selling volume of Wireless keyboard is increasing dramatically in our market.
 
Wendy: W here did you purchase this product?
 
Buyer: Also in Taiwan.
 
Wendy: OK. Our standard FOB price for this one is US$ 10 and the minimum order quantity is 3K.
 
Buyer: You are kidding. I bought this kind of product at the price of US$ 6.
 
Wendy: Mr. Brown. This style is brand new in the market. If I quote you US$6, we are going to lose money and my boss is going to kill me. You can take a look at our stock products if you are looking for the price at USD 6.
 
Buyer: I visit this exhibition for purchasing new products and don't stuff me with these stock products.
 
Wendy: OK. Let me check. How about US$9 with the quantity of 5000 pieces? It's the exhibition price .
 
Buyer: US$7 and no more.
 
Wendy: US$ 8.5 with 1% spare parts and that's all.
 
Buyer: US$ 8 with 1.5% spare parts.
 
Wendy: OK. You get it but it's the T/T in advance term.
 
Buyer: That's the deal.
 
Wendy: Please sit down and let me fill in the PI for you. Mr. Brown, you are really a price killer .
 
Buyer: You are flattering me.
 
Wendy: 你好 , 我的名字叫 Wendy. 可以為你介紹嗎 ?
Buyer: 這是我的名片。我在找鍵盤。
Wendy: 布朗 先生 , 本公司生產各式鍵盤 , 有無線的 , 有線的。您可到這兒來看看。
Buyer: 我喜歡這個無線鍵盤。多少錢 ?
Wendy: 布朗 先生 , 這要看您要訂多少量。
Buyer: 3 仟個多少錢 ?
Wendy: 您買過類似的產品嗎 ?
Buyer: 是的 . 無線鍵盤的 銷售量 在我們的市場 上 成長的很快。
Wendy: 從那買的 ?
Buyer: 也是從台灣。
Wendy: 此產品標準 FOB 價格是十元美金。它的最小訂購量是三仟台。
Buyer: 你在開玩笑 。我現在用六塊在買類似的產品。
Wendy: 布朗先生 , 這一款在市場上是全新的。我若報你六塊 , 公司不但會虧錢 , 我想老板會殺了我。你可參考我們的庫存貨 , 如果你要找六塊錢的產品。
Buyer: 我來參觀這個展覽就是要找新產品 , 不要塞給我這些庫存品。
Wendy: 讓我算算 ; 若你能買五仟個 , 我可以給您 9 元。它是 會場價 。
Buyer: 7 塊 , 不能再多了。
Wendy 8.5 塊 , 再加 0.1 成的免費備品 , 就這樣了。
Buyer: 8 塊 , 再加 0.15 成的免費備品。
Wendy: 好吧 . 我同意。但 , 是付現的價格。
Buyer: 成交 。
Wendy: 您請坐下 , 我為你填寫 PI ( 預約發票 Proforma Invoice ). 布朗先生您真個 殺價高手 。
Buyer: 您誇獎了 。
 
更多內容可參考:Wendy 作品- IT求生英文 (眾文出版社)

接待客戶會話
Point
第一次接待客戶之基本流程都非常固定。為了給對方一個好印象,除了清晰的英語外,眼神與肢體動作也相當重要。以下為幾個重要的要領:
1.  握手要有力:握手是歡迎之意, 即使是女性,也需有力。國外某些不同之宗教不准許身體接觸,故遇女性時,應由女性主動握手。
2.  眼神專注: 眼神要注視對方, 以展現誠意。
3.  換名片時機:名片可攜帶在身上,但不需急著在櫃台交換,可之後在會議室中交換,以免客戶因帶著行李,手忙腳亂。
 
A: 業務 B:客戶
A: Hello. Mr. Brown, I am sorry to keep you waiting.
I am Wendy. I am very glad to meet you.
(Shake hands)
 
B: The pleasure is all mine.
 
A: How is your trip? Do you have a jet lag ?
 
B: I am OK right now but I am not sure later.
 
A: Do not worry. We will prepare some strong coffee for you.
 
B: Thanks. I guess I will need a lot.
 
A: Our meeting room is on the second floor. Please take the elevator to the second floor.
 
A:你好, 布朗先生。 很抱歉讓您久等了。我是Wendy。很高興見到您。
(握手)
B: 我也是 。
A:這次旅程順利嗎? 有沒有 時差 ?
B:我現在精神不錯, 稍後就不知道了。
A:別擔心。我們會準備濃咖啡讓您提神。
B:謝謝。我想我會需要一些。
A:我們的會議室在二樓,請坐電梯到二樓。
 
更多內容可參考:Wendy 作品- IT求生英文 (眾文出版社)

個案討論 Case Study - 危機處理 Crisis Management
 
High way 公司得到客戶通知,其部分產品不良,導致客戶不能上線生產,若不能立刻解決,則 High way 公司需負擔高額當線費用。
現在台灣本部的業務部經理 -Jack 和業務 Wendy,透過視訊會議與大陸工廠的品保部經理 - Joe 和品保 Nick 在商議對策。
 
Wendy: Hi, Nick, Can you see us?
Nick: Yes, the connection is very good. I can hear you very well. Our QA manager, Joe, also joins this meeting.
Wendy: Hi, Joe. I am the account sales- Wendy and I have my supervisor, Jack with me. As shown in my e-mail, this crisis results from our poor quality control. Currently, our customer is eager to assemble their products but our products are rejected by their IQC. They ask us to solve the problem in 24 hours, or we will need to face the compensation cost of US$ 1 million. Do you have any solution?
Joe: How is it so high?
Wendy: The penalty is calculated by the finished products, not by the cost of our products.
Nick: QA Dept. has analyzed the root cause. The warehouse keeper mixed the old version products with the current version. Our customer does not apply this old version any more. We suggest to do the on- line sorting and your customer can use the sorted out products right away.
Wendy: I believe we can tell the current version from these goods by searching their serial numbers.
Joe: I will let Nick depart this afternoon.
Jack: Wendy will meet with Nick in New York.
Wendy: How about the sorted out products?
Jack: You can decide it by yourself.
Wendy: Nick and I will evaluate if it's workable to do the re-working there. If the quantity is not a lot, I will hand carry them back
Jack: Keep in contact. Good Luck.
 
 
Wendy: 你好 , Nick 。 你看得到我們嗎 ?
Nick: 是的。 連線很好。 我聽得很清楚,我們的品保部經理 Joe 也與會。
Wendy: 你好 , Joe. 我是負責此客戶的業務 Wendy,我的上司 Jack 也與會。如我的信件所言,這個危機是因品質控制不良所引起的。 目前客戶急需組裝產品,但我們的產品被驗退,客戶要求本公司在 24 小時內處理此問題,否則本公司要面對高達一百萬美金的賠償金。不知你們有何解決方案 ?
Joe:賠償金為何如此之高 ?
Wendy: 賠償金的算法是以客戶預備出貨的成品來算,不是以本公司的產品來算。
Nick: 品保部門已經找出根本原因,倉管將舊版與新版混料。 客戶現在已不使用舊版,我們建議做線上挑選,客戶可立即使用分出來的良品。
Wendy: 我相信,我們可從序號中判定新版產品。
Joe: 我會讓 Nick 今天下午出發。
Jack: Wendy 會在紐約與 Nick 集合。
Wendy: 挑出來的產品如何處理 ?
Jack: 你們可以自己決定。
Webdy: Nick 和我會 . 評估看是否需在當地重工。 若量不是很多,我們會帶回來。
Jack: 保持聯絡。 祝好運。
Wendy/Nick: 但願如此。

 

 

 
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